LeasePlan e-Invoicing: It’s easier to LeasePlan

LeasePlan, opgericht in 1963, is wereldmarktleider in operationele autoleasing en één van de leidende spelers van de wereld op de markt voor wagenparkbeheer. Als dochtermaatschappij van LeasePlan Corporation zijn zij vertegenwoordigd in 29 landen.

De uitdaging                                                                                     LeasePlan Nederland heeft circa 126.000 auto’s in beheer. Om aan de wensen van haar klanten te voldoen verstuurde LeasePlan zo’n 35 verschillende facturen welke beschikbaar waren in het door de klant gewenste formaat en opmaak. Het opstellen en beschikbaar stellen van deze facturen leidde tot interne inefficiëntie doordat de manuele werkzaamheden en het communiceren met verschillende afdelingen en vestigingen hiervoor noodzakelijk was. e-Invoicing was voor LeasePlan Nederland dé oplossing om het factuurproces te stroomlijnen en de interne efficiëntie te verhogen.

De oplossing                                                                                               De overall doelstelling van LeasePlan was het optimaliseren van de dienstverlening naar klanten. De factuur is hier onlosmakelijk mee verbonden daar deze het sluitstuk is van alle gemaakte afspraken. Kortom het leveren van een overzichtelijke met flexibele factuur lay-out en interactieve functionaliteiten die voor verschillende soorten klanten toepasbaar is. De flexibele lay-out maakt het mogelijk om een zeer uitgebreide variant van de factuur en bijlage te bekijken of de beknopte weergave in gecomprimeerd formaat. Het leveren van een interactieve factuur stelt klanten in staat om op een eenvoudige wijze real time analyses te maken.                                                                             Klanten hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid om de factuurgegevens op een eenvoudige wijze analyseren door bijvoorbeeld te zoeken op kenteken, datum, factuurnummer of debiteurnummer. Hierdoor is LeasePlan in staat om haar klanten te voorzien van een compleet overzicht in de leasekosten per maand, de maandelijkse brandstofkosten en bijvoorbeeld de schadekosten. Klanten kunnen de factuurgegevens of een zelf gegenereerde rapportage van deze gegevens downloaden in verschillende formaten. De facturen worden tevens aangeboden in het zogenaamde AutoLeaseFactuur standaard (ALF). De e-Invoicing oplossing wordt gepresenteerd binnen e-Plan portal van LeasePlan. Klanten kunnen zich via de website www.leaseplan.nl aanmelden voor de kosteloze e-Invoicing service van LeasePlan.

Het resultaat                                                                                              e-Invoicing was voor LeasePlan Nederland dé oplossing om het facturatieproces te stroomlijnen. De factuurgegevens worden automatisch naar het Anachron platform verstuurd. Doordat de factuurgegevens in verschillende formaten en tevens in het ALF formaat beschikbaar worden gesteld voor download is behorende de manuele werkzaamheden en de inzet van andere afdelingen  definitief tot het verleden.  De interne efficiency is hierdoor aanzienlijk toegenomen. De online vraagafhandeling over een factuurregel of de gehele factuur heeft de druk op de betreffende afdeling behoorlijk doen afnemen.

Belangrijke kenmerken van de oplossing:

• Portal integratie    
• Single sign on
• Customized download formaat
• XML en Excel downloadformaat
• Online archief voor klanten en LeasePlan
• Online dispuut per factuurregel 
• Management console voor beheer en anaylse klant- en webprocessen
  

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van een e-Billing oplossing voor uw organisatie? Neemt u dan contact met ons op, wij vertellen u graag hoe         e-Billing uw factuurproces verrijkt.