ROB-EF: sneller en goedkoper factureren
RDC is de grootste informatiseerder in de sector Mobiliteit. Zij biedt de sector een breed assortiment aan marktinformatie, direct marketing, informatiediensten, communicatiediensten en automatiseringsoplossingen. RDC staat centraal in het verzamelen, opslaan en bewerken van vele datastromen. Door van deze ruwe data maatwerk informatie te maken, krijgen klanten volledig inzicht in hun markten, hun klanten en prospects.
De uitdaging Binnen ROB-Net was het voor autoservicebedrijven al mogelijk online toestemming te vragen aan de leasemaatschappijen voor werkzaamheden die op leaseauto’s moeten worden uitgevoerd. Het elektronisch inlezen van de facturen behoorde niet tot de mogelijkheden. De facturen naar aanleiding van de goedgekeurde werkbonnen, werden per post verstuurd. Dit resulteerde in een grote papierstroom richting de leasemaatschappijen, waarbij veel facturen zonder werkbon ingediend werden, facturen intern zoekraakten en er over en weer werd gecommuniceerd naar aanleiding van de factuur. Wat niet alleen resulteerde in enorm hoge back office kosten bij leasemaatschappijen, maar ook de betaling van de leasemaatschappijen aan de ROB leveranciers vertraagde.
De oplossing Anachron heeft in opdracht van het RDC het ROB-Net platform uitgebreid met de module ROB-EF. Leveranciers die producten en diensten op het gebied van Reparatie, Onderhoud en Banden leveren aan leasemaatschappijen kunnen dankzij de uitbreiding van de module Elektronisch Factureren, de facturen voor de afgemelde opdrachten bij de leasemaatschappij indienen. De leverancier dient via ROB-Net de werkbon in. De werkbon wordt, indien deze binnen de marges valt en door het validatieproces van desbetreffende leasemaatschappij komt, automatisch goedgekeurd. Na het verzenden van de factuur vindt de matching met de werkbon plaats, waarna de data beschikbaar wordt gesteld aan de leasemaatschappij die de factuurdata elektronisch in hun back office systeem kan verwerken.
Zowel de leasemaatschappijen als de leveranciers hebben de mogelijkheid om diverse rapportages te genereren. Zo is het voor de leverancier bijvoorbeeld mogelijk om een zoekopdracht te doen over het aantal openstaande werkbonnen of het aantal verzonden facturen.
Het resultaat Het factureringsproces van de leveranciers verloopt sneller en efficiënter. De geautomatiseerde verwerking van goedkeuringsaanvragen geeft de leverancier de zekerheid dat de betaling gegarandeerd is en de betalingstermijn ingaat vanaf het moment van verzenden. Daarnaast heeft de leverancier altijd en overal inzicht in de zijn de status van de werkbonnen en facturen en kan daarnaast op diverse criteria zoekopdrachten doen. Leasemaatschappijen als LeasePlan, Arval en ING Car Lease genieten reeds het grote voordeel dat de papieren factuurstroom definitief tot het verleden behoort. De factuur stemt door de ROB EF module overeen met de werkopdracht, waardoor disputen uitgesloten zijn en de leasemaatschappij de inkomende factuurstroom snel en eenvoudig kan verwerken.
Sinds de introductie van ROB-EF zijn er 26 leasemaatschappijen en 1600 leveranciers aangesloten. In augustus 2008 is ROB-EF door de indrukwekkende grens van 1.000.000 verzonden facturen gegaan. De kosten voor het verzenden van een factuur via ROB-EF is door de vele aansluiting met ruim 20% verlaagd.
Kenmerken van de oplossing
- Geautomatiseerd matchingproces
- Signeren van XML d.m.v. de geavanceerde digitale
handtekening - Koppeling met back office of DMS
- Factuurbeheer functionaliteit voor leasemaatschappij
- Zoek en rapportage functionaliteit voor leasemaatschappijen en leveranciers
- Validatieproces per leasemaatschappij
- Genereren van afstemmingsoverzicht
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van een e-Billing oplossing voor uw organisatie? Neemt u dan contact met ons op, wij vertellen u graag hoe e-Billing uw factuurproces verrijkt.